¿Cómo hacer un inventario de almacén optimizado?
Realizar un inventario y, en base a él, calcular su valor es un requerimiento obligatorio al cierre del ejercicio contable para cualquier empresa. Consiste en ejecutar de forma detallada un recuento de todos los bienes que pertenecen a la empresa. Para ello, es fundamental que cada espacio del almacén esté organizado y que la mercancía esté debidamente clasificada y ordenada. Sin embargo, ¿qué beneficios tiene el realizar inventarios de forma periódica? ¿Cuáles son los pasos para hacer un inventario optimizado?
¿Para qué hacer un inventario en el almacén?
Estos son los principales beneficios de esta práctica:
- Valorar las existencias y detectar posibles desviaciones: el principal objetivo de hacer un inventario es calcular las existencias reales que se almacenan y poder compararlo con lo que se refleja en los libros contables. Esto permite controlar las posibles pérdidas o robos de mercancía.
- Prevenir roturas de stock que dejen pedidos sin atender y provoquen un problema en el funcionamiento general de la cadena de suministro.
- Identificar productos deteriorados o incluso caducados: estos productos tienen un impacto económico en la valoración de las existencias.
- Realizar un seguimiento de los productos de la empresa: esto ayudará a ubicar los productos menos rentables, los que llevan más tiempo parados. En torno a estos datos se podrán organizar promociones de liberación de stock.
¿Cómo preparar un inventario físico en el almacén?
La preparación de un inventario de almacén de manera optimizada es fundamental en un sector como el nuestro, en el que la clave del éxito reside en la precisión y la organización de los flujos de entrada y salida del almacén. ¿Cómo hacer un inventario correctamente entonces? Estos son algunos pasos que recomendamos seguir:
- Planifica con antelación la fecha: a pesar de que el inventario físico es una exigencia anual, es posible realizarlo de forma continua con inventarios permanentes para tener un control continuo sobre las existencias en el almacén y poder tomar decisiones en base a estos datos lo más actualizados posible.
- Clasifica la mercancía por tipos de productos y zonas siguiendo siempre el mismo sistema de codificación. Etiqueta cada estante, gaveta y caja con el fin de que los productos sean fáciles de localizar.
Diseña unas instrucciones para el desarrollo del inventario y compártelas con los trabajadores implicados: el papel de los recursos humanos en la coordinación del inventario es clave para su correcta realización. Por ello, es importante que cada persona conozca las tareas que tiene que realizar y en cuánto tiempo necesitan estar hechas.- Comprueba el correcto funcionamiento del sistema de señalización e identificación usado en el almacén (lectores de códigos de barras, etiquetas RFID…). En este sentido, conviene revisar las herramientas implicadas en la realización del inventario como los equipos de manutención pero también las impresoras, básculas, calculadoras…
- Realiza una copia de seguridad de la base de datos de stock como medida de prevención.
- Lleva un registro detallado del estado de inventario: normalmente se utilizan distintos programas como Excel para los almacenes más limitados o ya software de gestión de inventario para otros más extensos. El registro ayudará, por ejemplo, a que si hay productos sin etiqueta, se les añada o si existen espacios vacíos en las estanterías, se tome nota de su localización para completarlos.
- Analiza los datos que ha arrojado el inventario: con ellos podrás crear una lista de productos superventas y otro grupo que no haya tenido tanto éxito.
Hacer un inventario permite acceder a información sobre el estado del stock de la empresa. Esta información será muy útil para planificar próximas acciones comerciales y, sobre todo, para optimizar el funcionamiento global de tu cadena de suministro apostando por los productos con mejores resultados y dando salida a los menos dinámicos.
